Archiwum WIW

Archiwum zakładowe to organizowana komórka powołana do gromadzenia, przechowywania, ewidencjonowania i udostępniania akt oraz do brakowania dokumentacji niearchiwalnej i przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego.

Zadania archiwum zakładowego:

• Współpraca z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w zakresie po-stępowania z aktami i przygotowania ich do przekazania we właściwym terminie do archiwum zakładowego.
• Przyjmowanie wszystkich akt z poszczególnych komórek organizacyjnych Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii we Wrocławiu, z wyjątkiem akt niejawnych.
• Przechowywanie, zabezpieczanie oraz prowadzenie ewidencji posiadanych i przyjmowanych akt.
• Porządkowanie akt, gdy w archiwum zakładowym znajdują się akta nie-opracowane i w miarę potrzeb ich konserwacja.
• Udostępnianie akt do celów służbowych.
• Inicjowanie brakowania dokumentacji oraz udział w komisyjnym brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej.
• Przekazywanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę.
• Przekazywanie akt kategorii „A” do Archiwum Państwowego.
• Utrzymywanie stałych kontaktów z Archiwum Państwowym nadzorującym archiwum zakładowe.
• Umożliwienie osobom trzecim korzystania z zasobu archiwalnego.
• Składanie bezpośredniemu przełożonemu rocznych sprawozdań z wykonania całości zadań archiwum zakładowego.

Udostępnianie akt

Akta przechowywane w archiwum zakładowym są udostępniane dla celów służbowych w pomieszczeniu archiwum, a w uzasadnionych przypadkach mogą być wypożyczane poza archiwum.

Wypożyczenie akt z archiwum odbywa się na podstawie karty udostępniania akt (dostępna na miejscu w Archiwum) za zgodą kierownika komórki organizacyjnej , która dane akta wytworzyła. Wypożyczający akta ponosi pełną odpowiedzialność za całość akt i ich zwrot w wyznaczonym terminie. Przy zwrocie akt pracownik prowadzący archiwum sprawdza ich stan, a fakt zwrotu odnotowuje na karcie udostępniania w obecności zwracającego akta.

Archiwum zakładowe udostępnia wyłącznie całe teczki aktowe, a nie pojedyncze dokumenty z nich wyjęte.

Zasób archiwalny służy przede wszystkim potrzebom Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii.

Do korzystania z tego zasobu przez osoby trzecie konieczne jest zezwolenie Kierownika Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii.

W pisemnym wniosku należy podać:

• tytuł materiału archiwalnego lub temat, którego on dotyczy,
• cel i przewidywany sposób wykorzystania materiału archiwalnego,
• nazwę jednostki organizacyjnej lub imię i nazwisko osoby ubiegającej się o udostępnienie materiału archiwalnego.

Wydawanie akt z archiwum poza archiwum Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii następuje wyłącznie za zgodą Kierownika Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii.